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Politique de protection des données à caractère personnel

Identité du responsable du traitement

La SRL Yves Gribomont et Jean Fonteyn, Notaires associés est responsable des traitements effectués sur vos données à caractère personnel au sein de son Etude

Numéro BCE : 0649.664.131

Adresse : Avenue de la Motte Baraffe 20 à B-7180 SENEFFE

Identité du délégué à la protection des données (« DPO »)

Le « département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl » a été désigné par le responsable des traitements en qualité de délégué à la protection des données

Adresse : rue de la Montagne, 30 à 1000 Bruxelles

Collecte et utilisation de données à caractère personnel

Traitements

En tant qu’officier public, pour l’accomplissement de ses activités, le Notaire est amené à collecter et à utiliser des données à caractère personnel vous concernant.

Les données à caractère personnel vous concernant sont soit collectées directement auprès de vous, soit issues de base de données officielles. En effet, du fait qu’il exerce une parcelle de l’autorité publique, le Notaire accède à diverses sources de données authentiques strictement encadrées par des législations spécifiques.

Données

Par « données à caractère personnel », l’on entend « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ». Il s’agit notamment de données d’identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, date et lieu de naissance,…), de données de contact (adresse, numéro de téléphone,…), d’informations d’ordre économique et financier (données bancaires,…), de données relatives aux actes passés en l’étude et de données relatives à la situation familiale, sociale, fiscale et autre que le notaire est tenu de récolter à votre sujet auprès des sources officielles et des administrations.

Finalités

Le Notaire récolte et traite des données à caractère personnel afin de garantir la sécurité juridique des transactions dont il assure l’authenticité ainsi que pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés.

Communication des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel traitées par le Notaire sont susceptibles d’être communiquées à d’autres personnes (« destinataires ») et, en particulier :

  • aux partenaires légalement habilités tels que les services publics et les institutions notariales pour la conservation des copies d’actes et de leurs métadonnées dans le cadre de l’enregistrement électronique et pour l’inscription de vos données dans les registres centraux du notariat (p.ex. registre des contrats de mariage, registre des testaments, registre des contrats de mandat, registre des déclarations relatives à la désignation d’un administrateur ou d’une personne de confiance) ;
  • à la Fédération Royale du Notariat belge asbl en ce qui concerne les données relatives aux immeubles afin d’être enregistrées dans une base de données du notariat destinée à produire des statistiques et à permettre au Notaire d’évaluer la valeur des biens immobiliers lors de ses activités ;
  • de manière générale, à la Fédération Royale du Notariat belge asbl pour être traitées à des fins statistiques et de recherches scientifiques ;
  • aux autres notaires impliqués dans votre dossier ;
  • aux banques concernées par votre dossier ;
  • à d’autres destinataires, pour la gestion et la continuité des dossiers tels que les fournisseurs de logiciels de gestion de dossiers et de fournisseurs de logiciels de business intelligence en vue d’améliorer les services rendus aux clients.

Ces données doivent être communiquées à ces différents destinataires afin de permettre au Notaire de respecter les obligations légales auxquelles il est soumis et de gérer correctement votre dossier.

Protection des données à caractère personnel

Champ d’application

Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont soumis aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 intitulé « Règlement général sur la protection des données ».

Cette réglementation concerne tant les données traitées électroniquement que celles contenues dans les dossiers et documents papiers que l’on retrouve dans l’Etude du Notaire, pour autant néanmoins que ces fichiers ou dossiers soient « structurés selon des critères déterminés ». Les données à caractère personnel contenues dans les dossiers électroniques et papiers, dans les testaments et dans les actes authentiques sont donc protégés par ledit Règlement.

Licéité

Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis (telles que celles qui ressortent, par exemple, de la législation relative à la prévention du blanchissement de capitaux) ou nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire est investi.

Dans les autres cas, c’est le caractère nécessaire du traitement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles auxquels vous êtes partie ou l’intérêt légitime du Notaire à améliorer les services rendus en cas d’utilisation d’un logiciel de business intelligence qui constituent la base de licéité.

Durée de conservation

En vertu du principe de limitation de conservation des données à caractère personnel, lesdites données ne peuvent être conservées que durant le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie et ce, en fonction des lois applicables au cas d’espèce et des délais de prescription des actions réelles et personnelles. Cette durée de conservation varie, en fonction des données concernées, de 10 à 30 ans (à compléter par le notaire)

Mesures de sécurité

Le Notaire prend diverses mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque de vos données. Ainsi, le Notaire veille notamment à sécuriser l’accès à vos données par ses collaborateurs et les sous-traitants auxquels il fait éventuellement appel, à protéger son réseau informatique et ses serveurs, à encadrer la maintenance et la destruction de vos données,…

L’examen de ces mesures sera fait, tous les trois ans, par le DPO précité, par le biais d’un audit technique et procédural de son étude au regard des principes du RGPD.

Droits des personnes concernées

En vertu de cette réglementation, en tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos données, d’un droit à l’information et d’un droit d’accès.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition à leur utilisation et d’un droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du Notaire ou auprès du Délégué à la Protection des Données qu’il a désigné (« Département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl, info@privanot.be).

Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au Règlement, vous êtes habilité à introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle (Autorité belge de protection des données, rue de la Presse, 35, à 1000 Bruxelles) ou à introduire un recours juridictionnel.

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Pour toute question éventuelle, veuillez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données désigné par le Notaire à l’adresse suivante : info@privanot.be.